Kontakt DDV brukerstøtten     

DDV-samarbeidet skal gå til offentlig anskaffelse av nytt fagsystem for sak, arkiv og eByggesak før oppstart av nye Lindesnes 1. januar 2020. 

I dag brukes det to ulike systemer i DDV-samarbeidet, Websak fra Acos og Ephorte5 fra Evry.

Nyhetsbrev desember - prosjekt nytt sak, arkiv og eByggesak

Stjerne inaktivStjerne inaktivStjerne inaktivStjerne inaktivStjerne inaktiv

Status fra arbeidet:

Kravinnsamlingen har foregått gjennom bred involvering fra samtlige kommuner. Det har blitt gjennomført åtte workshops med deltakere fra de største brukergruppene og kravspesifikasjonen har vært på to høringsrunder. Vi har opplevd bredt engasjement fra samtlige kommuner både i form av innspill til kravspesifikasjonen samt spørsmål. Det er viktig ettersom systemet vil påvirke mange brukergrupper. Dagens sak og arkivsystemer i DDV-kommunene har ca 1300 brukere.

Samtidig vil jeg benytte sjansen til å takke prosjektgruppen som har jobbet med anbudsforberedelsene. Den har bestått av Olaug Aase Sindland (Kvinesdal), Karina H. Larsen (Lindesnes), Maria Åsheim Klokkhammer (Farsund) og Jorunn Tryland (Mandal). De har hatt stort engasjement og vært bredt involvert i kravstillingsprosessen.

Konkurransen ble publisert på Doffin og Ted 10. Desember. Konkurranseformen er anbud med forhandlinger der vi anskaffer med en kontraktsvarighet på 5 år og med opsjon på 1+1+1 år.

Følgende tidsfrister er gjeldende:

  • frist for å stille spørsmål ved konkurransen: 18. januar.
  • frist for leveranse av tilbud: 25. januar.

Veien videre:

Mens vi venter på tilbud skal det jobbes med utarbeidelse av democaser til leverandørpresentasjonene.

Følgende gruppe skal jobbe med democaser, delta i tilbudsevaluering samt delta på leverandørdemoer:

  • Utvalgsbehandling: Karina H. Larsen (Lindesnes) og Malene Danielsen (Flekkefjord)
  • Arkiv: Olaug Aase Sindland (Kvinesdal) og Jorunn Tryland (Mandal)
  • eByggesak: Håkon Heddeland (Marnardal) og Kjersti Skiple Verdal (Lindesnes)
  • Saksbehandling: Odd Helge Liestøl (Åseral), Anja Pettersen (Farsund) og Joakim Damkås (Marnardal)
  • Teknisk: Torbjørn Åvitsland (DDV) og Helge Ingvoldstad (DDV)
  • DDV: Møyfrid Kårstad og Ingrid Omland Olsen.

Utskrift

Nyhetsbrev oktober - prosjekt nytt sak, arkiv og eByggesak

Stjerne inaktivStjerne inaktivStjerne inaktivStjerne inaktivStjerne inaktiv

Status fra arbeidet:

Første workshop for innsamling av krav til det nye systemet ble gjennomført mandag 1. oktober. de kommende ukene er det satt opp nye kravinnsamlingsworkshoper for de mest sentrale fagområdene. Så snart prosjektgruppen basert på innspill fra de ulike brukergruppene har utarbeidet et utkast til kravdokument, vil dette bli sendt ut på høring til alle kommunene. 

Det skal ut på offentlig anbud desmeber 2018, med beslutning om løsning i løpet av mars-april 2019. Innføringen vil skje trinnvis, der nye Lindesnes skal i drift fra 1. januar 2020. Hægebostad og åseral fra 1. maurs 2020 og Flekkefjord, Kvinesdal og farsund fra 1. mai 2020.

Prosjektorganisering

  • Prosjekteier Møyfrid Kårstad (DDV)
  • Prosjektleder Ingrid Omland Olsen (DDV)
  • Delprosjektleder teknisk Torbjørn Åvitsland (DDV)
  • Prosjektgruppe:
    • Fagansvarlig: Olaug Aase Sindland (Kvinesdal)
    • Politisk sekretariat: Karina H. Larsen (Lindesnes)
    • Arkiv: Jorunn Tryland (Mandal)
    • Byggesak: Maria Åsheim Klokkhammer (Farsund)
  • Referansegruppe: Deltakere fra KNV sak og arkiv samt KNV plan, byggesak og geodata
  • Styringsgruppe: Møyfrid Kårstad (DDV), Håkon Heddeland (Marnardal) og Anja Pettersen (Farsund)

Utskrift